Wer hat eigentlich Laptop 347? Mittelständische Geräteverwaltung mit GLPI, Snipe-IT und NetBox im Praxistest

Die Ausgangslage kennt jede größere IT-Abteilung: Eine Excel-Liste aus dem Jahr 2019, ein Schrank voller altersschwacher Notebooks ohne Aufkleber und die Frage des Geschäftsführers, warum die Reparaturkosten für Geräte gestiegen sind, die angeblich erst drei Jahre alt sind. Wer bei 500 Endgeräten den Überblick verliert, verliert auch Geld – an doppelten Lizenzen, verlorenen Garantieansprüchen und Geräten, die nach dem Ausscheiden von Mitarbeitern in einer Schublade verschwinden.

Wir haben den Aufbau einer professionellen Geräteverwaltung anhand einer fiktiven Firma durchgespielt: die MBO Präzisionstechnik GmbH aus dem Raum Stuttgart, 340 Mitarbeiter, rund 520 verwaltete Geräte. Drei Open-Source-Werkzeuge stehen zur Auswahl – GLPI, Snipe-IT und NetBox. Keines davon ersetzt das andere vollständig, aber jedes löst einen anderen Teil des Problems.

Drei Werkzeuge, drei Aufgaben

GLPI ist die klassische ITSM-Lösung aus dem französischen Raum. Sie verwaltet nicht nur Hardware, sondern auch Tickets, Verträge und Finanzdaten. Wer Lifecycle-Management im engeren Sinne sucht – also Einführung, Nutzung, Wartung und Ausmusterung eines Geräts –, findet hier das komplette Repertoire inklusive finanzieller Abschreibung.

Snipe-IT ist das schlankere, modernere Gegenstück. Die PHP-Anwendung wurde ursprünglich von einer US-Firma für den eigenen Bedarf entwickelt und zielt auf das, was viele Mittelständler tatsächlich brauchen: Wer besitzt welches Gerät, wo ist es, wann fällt die Garantie? Check-in und Check-out per QR-Code sind eingebaut – ein Feature, das bei der Mitarbeiterannahme enorm Zeit spart.

NetBox schließlich ist streng genommen kein Inventarwerkzeug, sondern eine Dokumentationsdatenbank für Netzwerkinfrastruktur, ursprünglich bei DigitalOcean entstanden. Wer Rackpläne, IP-Adressbereiche und Verkabelung sauber dokumentieren will, kommt an NetBox kaum vorbei. Für die Laptop-Flotte allein ist es überdimensioniert – als Ergänzung für Serverräume und Standortvernetzung aber Gold wert.

Der Import ist die eigentliche Hürde

Die MBO GmbH startet mit einem Bestand aus drei Quellen: einer Excel-Liste, einem veralteten AD-Export und der Buchhaltung. Der Realitätscheck fällt ernüchternd aus. Etwa zwölf Prozent der Geräte in der Excel-Liste existieren physisch nicht mehr, rund 40 Laptops tauchen in keiner Quelle auf. Der erste sinnvolle Schritt ist daher nicht der Import, sondern eine Bestandsaufnahme – idealerweise mit Barcode-Etiketten, die direkt beim Scannen in Snipe-IT erfasst werden.

Der CSV-Import in Snipe-IT ist dokumentiert und machbar; wer Struktur mitbringt, schafft die Migration von 500 Geräten in zwei bis drei Arbeitstage. GLPI bietet zusätzlich Agenten an, die Softwareinventarisierung automatisch in die Datenbank schreiben – mächtig, aber mit Datenschutzthemen verbunden, die man vor der Einführung mit dem Betriebsrat klären sollte. In deutschen Unternehmen ist dieser Schritt nicht verhandelbar: Die Erfassung privater Nutzungsspuren auf Firmengeräten braucht eine klare Rechtsgrundlage und Transparenz.

Lizenzierung und Kosten: Der Vorbehalt vor der Kalkulation

Alle drei Werkzeuge sind unter Open-Source-Lizenzen verfügbar, GLPI und Snipe-IT lassen sich auch als kommerzielle Cloud-Dienste beziehen. Der Selbstbetrieb auf einem eigenen Server kostet außer Administrationszeit nichts – realistisch gerechnet für die MBO GmbH rund vier bis sechs Personentage im Jahr für Pflege und Updates. Das ist deutlich weniger, als eine einzige unbezahlte Microsoft-365-Lizenz auf verwaisten Konten im Jahr kostet.

Ein Vorbehalt gehört aber dazu: Die Einführung ist kein Wochenendprojekt. Wer Kategorien, Standorte, Nutzer und Lebenszyklen nicht sauber plant, baut dieselbe Unordnung nur in einer neuen Datenbank auf. Wir empfehlen, vor dem ersten Import das Datenmodell auf Papier festzulegen: Welche Standorte gibt es, wie heißen die Abteilungen konsistent, ab wann wird ein Gerät als 'im Lager' und wann als 'ausgemustert' geführt?

Akzeptanz entscheidet über Erfolg oder Scheitern

Technisch funktioniert jede der drei Lösungen. Ob das System in drei Jahren noch gepflegt wird, entscheidet sich an einer anderen Stelle: der Akzeptanz im Unternehmen. Bei der MBO GmbH hat sich gezeigt, dass zwei Faktoren entscheidend sind.

Erstens die Sichtbarkeit: Ein QR-Code auf jedem Gerät, der beim Scannen direkt zum Datensatz führt, senkt die Hürde enorm. Zweitens der Nutzen für die Anwender: Wenn der IT-Support über GLPI-Tickets arbeitet und der Mitarbeiter den Status seiner Anfrage selbst einsehen kann, wird das System vom Überwachungsinstrument zum Serviceinstrument. Die Wartungsintervalle – bei der MBO GmbH halbjährliche Updates und ein dreijähriger Gerätezyklus – lassen sich dann automatisch melden, statt über Erinnerungsnotizen in Outlook.

Fazit: Klein anfangen, konsequent bleiben

Für den reinen Gerätebestand ist Snipe-IT der schnellste Einstieg: schlank, verständlich, in wenigen Tagen produktionsreif. Wer Tickets, Verträge und finanzielle Lebenszyklen in einem System abbilden will, sollte GLPI wählen und die längere Einführungsphase einplanen. NetBox bleibt das Spezialwerkzeug für Netzwerk- und Serverdokumentation und lohnt sich erst ab mehreren Standorten oder einem eigenen Serverraum.

Die wichtigste Erkenntnis aus unserem Durchspiel: Der Werkzeugwechsel ist der einfache Teil. Der schwierige ist, die Excel-Liste endgültig zu begraben und jede Neubeschaffung vom ersten Tag an über das neue System laufen zu lassen. Genau diese Konsequenz unterscheidet eine funktionierende Inventarverwaltung von der nächsten Datenleiche – und spart bei 500 Geräten im Jahresverlauf schnell einen fünfstelligen Betrag.