Rechnen wir einmal offen: Was Self-Hosting im Vergleich zu SaaS-Abos über fünf Jahre wirklich kostet

Die Diskussion um Cloud versus eigener Server wird in Deutschland selten mit Zahlen geführt – dafür umso mehr mit Überzeugungen. Auf der einen Seite das Versprechen der Fertiglösung: kein Wartungsaufwand, monatlich kündbar, immer aktuell. Auf der anderen Seite das Ideal der Datensouveränität: alles im Haus, nichts bei einem US-Konzern. Beide Positionen haben Berechtigung. Entscheidend ist aber nicht die Überzeugung, sondern die Kostenstruktur des eigenen Unternehmens.

Drei Szenarien, eine Methodik

Wir haben für drei Unternehmensgrößen gerechnet: ein Zehn-Personen-Büro, einen 80-Mitarbeiter-Betrieb und einen Mittelständler mit 400 Beschäftigten. Verglichen wurden jeweils ein gängiges SaaS-Abo (Projektmanagement, DMS, CRM) mit einem Self-Hosting-Setup auf dedizierten Servern in einem deutschen Rechenzentrum. Eingerechnet sind Lizenz- bzw. Hostingkosten, Administrationszeit, Wartungsverträge, Backup-Lösungen und der Aufwand für DSGVO-Konformität – bei SaaS inklusive Auftragsverarbeitungsvertrag und Prüfung des Anbieters.

Das Zehn-Personen-Büro: SaaS gewinnt klar

Bei kleinen Teams schlägt die Fertiglösung jedes Selbstbau-Szenario. Rund 1.800 Euro pro Jahr für alle Abos stehen bei Self-Hosting zunächst nur etwa 600 Euro Serverkosten gegenüber – doch der Schein trügt. Wer einmal pro Woche zwei Stunden in Updates, Backups und Sicherheitsprüfungen investiert, verbraucht bei Vollkostenrechnung (Ansatz 65 Euro pro Stunde) schnell 6.000 Euro an Arbeitszeit. Hinzu kommen Anschaffung, Einrichtung und die Gefahr, dass im Urlaubsfall niemand zuständig ist. Ampel: Rot für Self-Hosting.

Der 80-Mitarbeiter-Betrieb: Die Grauzone

Ab etwa 50 Mitarbeitenden verschiebt sich das Bild. Die SaaS-Kosten steigen linear mit den Nutzern – 12.000 bis 18.000 Euro jährlich sind realistisch. Ein dedizierter Server plus Teilzeit-Administration kostet inklusive Wartung rund 9.000 bis 14.000 Euro. Der Auftragsverarbeitungsvertrag entfällt, die DSGVO-Dokumentation vereinfacht sich, weil die Daten nicht mehr Drittland-Anbieter überlassen werden. Der Vorteil liegt bei grob 4.000 Euro pro Jahr – vorausgesetzt, es existiert bereits IT-Kompetenz im Haus. Wer diese erst aufbauen muss, ist nach zwei Jahren wieder dort, wo er begonnen hat. Ampel: Gelb – Einzelfallentscheidung.

Der Mittelständler: Souveränität zahlt sich aus

Bei 400 Beschäftigten summiert sich die SaaS-Aborechnung schnell auf 60.000 Euro und mehr pro Jahr. Dem stehen bei Self-Hosting zwei festangestellte Systemadministratoren, ein redundantes Server-Setup und Strom im deutschen Rechenzentrum gegenüber – insgesamt etwa 45.000 Euro jährlich. Der Spareffekt von rund 15.000 Euro klingt moderat, wird aber durch zwei Faktoren ergänzt: Verträge sind keinem Wechselrisiko durch Preiserhöhungen des Anbieters ausgesetzt, und die Datenhaltung im eigenen Hoheitsbereich vereinfacht Audits erheblich. Ampel: Grün für Self-Hosting, sofern die IT-Abteilung personell abgesichert ist.

Was oft vergessen wird

Drei Posten fehlen in den meisten Kalkulationen. Erstens die Exit-Kosten: Wer aus SaaS aussteigt, muss Daten migrieren und Weiterbildungen organisieren. Zweitens die Ausfallhaftung: Fällt ein eigener Server aus, haftet das Unternehmen selbst – ein Business-Continuity-Plan ist Pflicht, nicht Kür. Drittens die Hidden Costs der Bequemlichkeit: SaaS-Anbieter erhöhen Preise regelmäßig um fünf bis zehn Prozent jährlich, was über fünf Jahre die ursprüngliche Kostenschätzung deutlich übersteigen kann.

Fazit: Die Größe entscheidet, nicht die Ideologie

Die Antwort auf die Cloud-Frage ist keine Glaubensfrage, sondern eine Rechenaufgabe. Unter zehn Mitarbeitenden ist SaaS nahezu immer die richtige Wahl. Zwischen 50 und 100 Beschäftigten lohnt eine saubere Vollkostenrechnung. Ab 200 Mitarbeitenden mit eigener IT-Abteilung überwiegen Souveränität und langfristige Kostenkontrolle. Wer ehrlich rechnet, trifft die Entscheidung nicht nach Schlagworten, sondern nach Bilanz.